Condizioni sul trattamento dei dati per conto del cliente

1. Ambito

Le presenti condizioni si applicano quando il cliente utilizza ImpresaAI per elaborare documenti o informazioni contenenti dati personali di terzi e, rispetto a tali dati, il cliente determina finalità e mezzi essenziali del trattamento. In questo caso il cliente opera come Titolare o altro soggetto legittimato e ImpresaAI tratta i dati per erogare il servizio richiesto.

2. Oggetto, durata, natura e finalità

L’oggetto del trattamento consiste nelle operazioni tecniche necessarie alla funzione richiesta, tra cui caricamento, conservazione tecnica, OCR, estrazione, classificazione, normalizzazione, analisi, generazione documentale, esportazione e assistenza.

Il trattamento dura per il tempo necessario alla gestione della pratica e del rapporto con il cliente, salvo obblighi di conservazione o richieste di cancellazione compatibili con la legge.

3. Tipi di dati e interessati

I dati possono includere dati identificativi, di contatto, professionali, aziendali, lavorativi e, quando il servizio lo richiede e il cliente ne ha titolo, categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR. Gli interessati possono essere dipendenti, collaboratori, candidati, clienti, pazienti, utenti, fornitori, referenti professionali e altri soggetti indicati dal cliente.

4. Istruzioni del cliente

ImpresaAI tratta i dati esclusivamente per fornire le funzioni richieste dal cliente e secondo le istruzioni risultanti dall’utilizzo della piattaforma, dai questionari e dalle richieste di assistenza. Se un’istruzione appare manifestamente incompatibile con la normativa sulla protezione dei dati, ImpresaAI può sospenderne l’esecuzione e chiedere chiarimenti.

5. Riservatezza e sicurezza

Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate alla riservatezza. ImpresaAI adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, incluse misure di controllo degli accessi, sicurezza delle sessioni, protezione applicativa, gestione dei documenti e registrazione di eventi di sicurezza.

6. Sub-responsabili

Il cliente autorizza in via generale l’impiego dei fornitori necessari all’erogazione del servizio, tra cui infrastruttura/hosting, sicurezza, posta elettronica, pagamenti e fornitori AI, purché siano imposti obblighi di protezione dati coerenti con quelli applicabili a ImpresaAI. Le categorie e i principali fornitori sono descritti nella Privacy Policy.

In caso di modifica sostanziale dei fornitori che trattano dati per conto del cliente, ImpresaAI aggiorna la documentazione pubblicata e, quando richiesto dalla normativa o dalle condizioni contrattuali applicabili, mette il cliente in condizione di formulare osservazioni.

7. Trasferimenti internazionali

Eventuali trasferimenti fuori dallo SEE avvengono solo utilizzando un meccanismo previsto dagli artt. 44 e seguenti GDPR, come decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altra garanzia applicabile.

8. Assistenza al cliente

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, ImpresaAI presta assistenza ragionevole al cliente per la gestione delle richieste degli interessati, per gli obblighi di sicurezza, per eventuali violazioni di dati personali e, quando pertinente, per DPIA e consultazione preventiva.

9. Violazioni di dati personali

Quando ImpresaAI viene a conoscenza di una violazione che riguarda dati trattati per conto del cliente, informa il cliente senza ingiustificato ritardo e mette a disposizione le informazioni ragionevolmente disponibili per consentirgli di valutare gli obblighi previsti dagli artt. 33 e 34 GDPR.

10. Cancellazione o restituzione

Al termine del servizio, su richiesta compatibile con gli obblighi di legge e con le esigenze di tutela dei diritti, i dati trattati per conto del cliente vengono cancellati o restituiti secondo le modalità tecnicamente disponibili. Le copie che devono essere conservate per obbligo di legge restano protette e non vengono utilizzate per finalità ulteriori.

11. Informazioni e verifiche

ImpresaAI mette a disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto delle presenti condizioni e dell’art. 28 GDPR. Eventuali verifiche ulteriori devono essere concordate in modo da non compromettere sicurezza, riservatezza, segreti commerciali o dati di altri clienti.

12. Obblighi del cliente

Il cliente dichiara di avere titolo a trattare e trasmettere i dati caricati, di avere fornito le informative necessarie, di utilizzare il servizio per finalità lecite e di non inserire dati eccedenti. Il cliente resta responsabile della scelta delle basi giuridiche e dell’adempimento degli obblighi che competono al Titolare del trattamento.

13. Prevalenza

In caso di contrasto tra queste condizioni e istruzioni del cliente che comportino una minore tutela dei dati personali, prevalgono le disposizioni inderogabili della normativa applicabile. Le presenti condizioni integrano i Termini e condizioni di ImpresaAI.